浅谈存档软件的四个关键数据存档功能

数据归档软件是数据存储的重要组成部分，因为每个公司都需要以安全有效的方式存储敏感的重要数据。

对于每天使用的数据，可以使用多种方法来实现，从云存储到专用的本地网络。但是，当需要存储不再有效使用的数据以进行长期检索时，会发生什么情况？这是使用数据归档软件时的情况。

但是，这个简单的定义隐藏了很多复杂性。对于许多组织而言，以高效，安全和可搜索的方式存储数据可能是一个真正的挑战。值得庆幸的是，这是归档软件可以帮助完成的任务。最好的数据归档解决方案将为您提供一种有效且安全的长期存储数据方式，还可以帮助确保遵守法规框架。

在本文中，我们将研究数据归档软件的四个关键功能。

可搜寻性

任何归档软件的核心都是能够搜索已归档的数据。可搜索性是该软件的关键功能，因为如果没有强大的搜索界面，可能很难找到可能多年未使用过的文档。

因此，大多数归档软件会将元数据附加到已归档的每个数据中，并允许用户搜索这些元数据。

通常，将在已归档文档的描述中显示的元数据片段为：

文件类型（例如PDF或电子邮件文件）。

数据源，可以在其中搜索结果。

文件的作者以及创建和存档的日期，使用户可以按时间顺序进行搜索。

文件中的重要数据（例如财务数据），使用户可以使用这些关键字搜索档案。

优化

即使是今天最小的公司，也将产生相对大量的数据。归档此文件可能会很昂贵，因为公司将需要每隔几年购买额外的存储空间。

有两种策略可以用来解决此问题，并且通常是一前一后地使用的。

一种是利用云计算，云计算的主要优点之一是降低了存储大量数据的成本，并且减少了对昂贵的本地硬件进行投资的需求。第二个是归档软件，可以与云存储结合使用，以优化归档的硬件要求。

这就是研究公司Gartner所说的“整体存储优化”。正如他们指出的那样，具有此功能的存档软件使您可以“减少生产中的数据量并保持无缝的数据访问”，这反过来又带来了许多好处。它可以减少资本支出和运营支出，改善信息治理，降低风险，并改善对用于报告和分析的辅助数据的访问。

自动化

尽管目前可以使用上述三个功能来定义高质量的数据归档软件，但归档软件仍在不断开发中，并且定期发布新功能。这意味着在保留上述核心功能的同时，数据归档的未来可能会利用一些令人兴奋的新技术。

目前，大多数备份和归档趋势都集中在自动化上。人们相信，由AI和ML驱动的自动化系统可以帮助使数据存档过程更快，甚至可以用于使元数据的生产自动化。此外，这些系统可用于加快证明数据档案符合法规框架的过程。

灵活性

最后，与其他归档解决方案相比，归档软件的主要优点之一是，该软件使公司能够归档各种不同类型的数据，并将归档写入类似的各种存储介质。

这在今天尤其重要，因为许多公司所做的大部分事情都发生在传统上不被视为“文档”的媒体中。当今市场上最好的存档软件将使组织可以存档社交媒体帖子或客户服务请求日志。

只要正确标记了这些数据并进行搜索，就可以使存档软件为您提供业务活动的真正整体存档。

归档：效率和数据合规性

最终，数据存档软件为公司提供了一种强大而简便的方法来存档其数据，以进行长期存储和检索。通过为组织提供搜索功能，资源优化和存档各种媒体的功能，存档软件可以极大地提高业务效率和法规遵从速度。
编辑：lyn