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对于职场人来说,相信团队协作是被强调和出现频率最高的词汇之一。事实亦是如此,在日常工作中,职场人常常需要面临“团队挑战”。比如为了完成一个项目,要集合多人的力量,使整个团队完成超越当前或以前所完成的工作。而在集体推进工作中,大家的共同主题进程便是:一起工作→每个人承担各自工作→取得共同结果。
显然,在整个进程中,尽管每个人都有不同工作,但要保证项目完成,取得结果,是离不开团队协作的,且团队协作是取得结果的最高效方法。虽然逻辑上是如此,但要实现起来,却仍要面对多种挑战。接下来,我将会通过飞项这款团队协作软件,来具体分析问题及提供解决方法。
第一种:团队信息不对称
在多数的团队协作中,信息触达出现延时或者不统一往往会引发事故,这是因为一个大型项目的前置信息是比较巨量的,如果信息的触达出现了分层,即所有人得到信息的时间点、信息含量等不同时,项目在启动阶段便将遇到阻力。那么,在飞项这款团队协作软件中,它是怎么解决的?
在飞项中,其实在用户创建事项成功的那一刻,项目的工作划分及信息便已同步给所有协作人员,在创建项目时,用户可以对项目的命名、背景及目的等进行填写及描述,这一点可以让所有成员清晰明白“我们要完成什么”。
而在事项创建界面中,飞项还贴心地增加了子事项添加功能,众所周知,所有的大项目工作都是非常繁杂的,中间交织着众多岗位所需负责的不同工作,子事项的加入,则可将整个项目根据工作性质进行细致拆分。
同时,为了加强触达,在项目创建成功后,所有受邀参加项目的人员将同时在自己的飞项事项列表中看到项目,这是其一,其二,为了加强触达,飞项还支持用户在拆分的子事项工作中,进行相应岗位人员的调配,比如在下图展示的项目中,活动方案的撰写工作势必需要活动策划这一岗位人员来完成,那么,发起者便可在子事项中通过点击“邀请协作人”来进行工作分配信息的触达。
值得一提的是,为了再次加强触达效果,在完成整个项目的基本背景、主题等信息传达,以及分工信息传达后,飞项还建立了一个有效的沟通机制,即在项目创建成功后,所有参与者将同时进入一个沟通群聊中,在这里,所有的临时决定、信息通知、信息分享及工作交接等,均可在此进行展示及互通有无。
也就是说,所有成员均可处在一个公开透明的环境下,收取跟项目所有的相关信息,这将使得团队协作的信息触达得到增强,团队协作效率及准确性得到提升。值得注意的是,除了整个项目会成立群聊,子事项亦会成立相对应的群聊。
第二种:沟通无重点
高效及有效沟通相信也是大多数职场人听到“耳朵生茧”的两个词汇,但说归说,在沟通中吃过亏的职场人还是占大多数,沟通所面临的难题就是,传达不精准,信息经过层层传达后,到了执行层耳朵里的时候,往往已经偏离初始需求。
针对这个问题,飞项的做法很简单,一是通过上文提到的子事项创建及工作分配来确定需求,二则是通过群聊具备的诸多功能,来进行需求的一级传达。一级传达具体指的是需求从发起方直接传达至执行层,而非通过层层传达,这一点群聊已满足初始需求,而群聊中所具备的@相关人、引用事项及重点标识等功能,则可使项目发起者有针对性地传达需求,此外,发布公告则可将团队需求在同时间内一级传达给所有人,使协作成员能够在第一时间获取需求。
而重点标识则可以实现对沟通过程中需要协作人留意的信息,进行划重点处理,这样当协作人没有及时留意群里信息的时候,也无需再去爬楼翻找重点,直接点击【重点】,就可以秒get掌握所有重要信息。
简而言之,借助这些小功能,发起者和所有成员间将消除多级传达带来的无效沟通,且还能进行针对性沟通及群体性沟通,使需求传达变得直接且精准,而成员在这种环境下收取到需求时,无疑能迅速响应,确保工作在正确的轨道上推进,从而使整个项目结果的呈现变得精准且正向。
第三种:进展不清晰
进展不清晰源于对工作掌控较弱,尽管工作到位,但却无法通过整合来把控全局,导致工作是做了,但却搞不清楚工作做到什么层面、哪个步骤、还剩多少等。为此,飞项贴心地推出脉络图功能,用户仅需在事项详情内点击“脉络图”便可进入显示界面,查看整个事项的所有子元素及承接人等。且脉络图中会显示完成进度,比如几人接受、几人完成等。如此一来,整个工作的进展将清晰且完整地掌控在用户手中,从而避免工作进展不清晰的问题出现。
总结
其实面临团队挑战时,所需具备的因素条件有很多,而上述中的沟通及触达,是其中最为重要的两个因素。此外,更多提升团队协作效率所具备的因素,在飞项中亦有所体现,而要将其全部挖掘,就要通过使用飞项这款团队协作软件来慢慢发掘了。
审核编辑：符乾江
工商网监
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