重磅!OFD/A国家标准正式发布,7月1日以后OFD档案需要这样保存

重磅,推荐性国家标准《信息技术OFD档案应用指南》(以下简称OFD/A标准)正式发布,并将于2023年7月1日正式实施。

百望云基于在版式技术领域的多年耕耘,与国家档案局档案科学技术研究所、中国电子技术标准化研究院、北京数科网维技术有限责任公司等单位一同参与了OFD/A标准的起草编写工作,为信息技术标准化的推进做出了贡献。

百望云版式事业部总经理冯辉作为标准制定起草人之一,代表百望云参与了整个标准由起草到制定的全过程。在标准编制过程中,百望云凭借在版式领域的技术优势以及产品研发经验,与来自各行业的学者交流探讨,积极提出有效提案,进一步推动了OFD在档案领域的应用和规范,对于守护宝贵的档案信息资源有重要意义。

OFD/A国家标准发布的重要意义

OFD(Open Fixed-layout Document) ,是由工业和信息化部软件司牵头中国电子技术标准化研究院成立的版式编写组制定的版式文档国家标准,属于中国的一种自主格式,具有开放、安全和扩展性强等特点。2016年10月13日由国家标准委员会发布《电子文件存储与交换格式版式文档》(GB/T 33190-2016),正式将OFD格式确立为我国电子文件的国家标准。

标准发布以来,在党政机关电子公文、电子证照、电子发票等领域应用较为广泛,但是OFD是面向文书、图形图像甚至多媒体索引而设计的通用文档格式,加上技术实现众多,市场上流通的OFD文件并不一定满足档案长期保存要求。所以,就像PDF有PDF/A、PDF/E等配套一样,OFD也需要发展在档案长期保存等方向的子项标准。

OFD/A国家标准是在GB/T 33190规定的格式基础上,对照DA/T 47《版式电子文件长期保存格式需求》,对文件结构、页面描述、动作、注释和自定义标引等各部分进行限定和补充说明;目标是保证版式文件在维持OFD标准符合性的前提下,满足信息自包含自描述等长期保存要求,在可读可用方面实现软硬件环境无关,确保档案文件本体及元数据的真实性、完整性和可用性;该标准的发布实施填补了国标委工二函〔2009〕69号等文件后的标准空白,进一步完善了电子档案在办公中的应用标准和规范。

7月1日后,OFD档案需要这样保存

OFD/A国家标准如此重要,那在其7月1日实施以后,政府、企业及公共组织的电子文件如何处理才能满足归档要求呢?

按照OFD/A标准,办公自动化、政务服务和票据开具平台等业务系统应在办结时及时生成或转换为符合该标准的文件;扫描、识别和著录后的档案数字化副本应采用该格式,并实现文件内容、结构和背景的一体化管理。

那问题又来了!

怎样才能实现生成或转换为符合标准的文件?

又如何完成文件内容、结构和背景的一体化管理呢?

百望云凭借在版式技术研发领域的深耕,基于OFD/A国家标准,升级了百望绿叶解决方案,通过在电子文件生成、利用、阅读、归档等全生命周期各个阶段进行OFD/A的规范化处理,帮助政府、企业及公共组织实现电子文件的标准化应用与归档,以及电子文件内容、结构和背景的一体化管理。

生成

在电子文件生成阶段,使用百望绿页,按照OFD/A标准进行文件组织,一步到位生成符合归档要求的电子文件。

阅读

在阅读阶段,使用百望绿页自带的OFD/A工具,可以一键检测当前文档是否符合OFD/A标准,如果符合,提示“该文档完全符合OFD/A标准”;如果不符合,则列出具体不符合的信息及其对应对象,对于不符合OFD/A标准的文档,支持导出错误信息,也支持将其转换为符合OFD/A标准的文档。规范性校验,并在校验完成后进行OFD/A规范性转换。

利用

在利用阶段,使用百望绿页,可一键进行电子文档的OFD/A规范性校验,并在校验完成后,实现OFD/A规范性转换,最终满足文件的归档要求。

当然,电子文件规范化处理方案并非可以任意选择,针对待归档电子文件的不同文件状态、不同文件格式以及不同应用场景,需要采用不同的解决方案,百望绿页也正是在此需求下,围绕版式文件生成、阅读、利用、安全全生命周期进行应用产品和服务的研发,并通过三层OFD、结构化数据标引、业务标签等实现档案内容的快速分类、精准分析、信息保护、扩散控制,不仅做到档案可用,而且做到档案易用、好用,支撑广大用户全方位、多场景、多形态的版式技术和产品需求,赋能国家信创发展和行业数字化建设。

作为专注版式技术研发的服务商,多年来,百望云持续参与国家和行业信息技术标准建设、普及工作,除了《信息技术OFD档案应用指南》,百望云还参与制定了《OFD在政府网站网页归档中的应用指南》、《行政事业单位一般公共预算支出财务报销电子会计凭证档案管理技术规范》等国家及行业标准,为国家行业信息技术应用标准的完善做出了积极贡献。

新年伊始,国家档案局档案科学技术研究所发来感谢信,感谢百望云特别是冯辉同志在国家标准《信息技术OFD档案应用指南》编制过程中多次提出极具创造性的高质量提案,充分展示了公司在自主版式文档技术领域的专业性。2023,奋进新征程,百望云将继续秉承自主研发、应用创新、市场引领的理念,持续专注版式技术在电子公文、电子证照、电子档案、电子票据以及其他行业的应用,为企事业单位和个人的信息化应用提供强劲动力,与客户、产业伙伴共赢数字时代。

审核编辑黄宇