这家世界500强，费用数字化管控这样“高飞”

从一碗小米粥到世界500强。小米始终坚持做“感动人心、价格厚道”的好产品,让全球每个人都能享受科技带来的美好生活。

2010年创立至今,小米已经成长为家喻户晓的国民品牌,以最年轻的资历实现2014年来全球最大规模的IPO。

小米踩准移动互联网的风口,在手机行业异军突起。面对数字化大跃迁,小米全面进行物联网布局,构建自身生态系统。

随着企业的迅猛发展,小米业务规模不断扩大,供应商增多,数字化转型战略逐步深入各个业务部门。

在集团组织协同管理方面,小米携手数字化办公专业服务商蓝凌,搭建国内费控系统。根据小米IT建设规划,从加强集团费用管控,改善用户体验,提高费用报销效率出发,建立了具有前瞻性、先进性、可扩展性和易于集成的国内费用报销系统。涵盖借款管理、事前申请、PC+移动端报销管理、智慧差旅、移动审批等业务数字化升级应用。

过去,小米国内费用管控的4个难点

1.费用预算监督及管控要求高

预算管控规则复杂,日常费用按成本中心、年度、季度、月度等多维度执行控制;同时还有住宿、餐饮、大交通、专家费等专项预算管控。

2.费用管控政策人工落地难

多样的费用标准及管控规则,发票查重、验真、抬头日期检查,敏感字校验、发票与差旅一致性校验等,审核量大,难以靠人工核查到位。

3.员工及领导报销处理效率低

需手工填报的信息过多,如发票代码、税率等;整理大量的发票、贴票等耗时耗力体验差;领导审批时,重点有效信息无法一目了然。

4.事前事后管控脱节风险大

各类费用报销流程不透明,缺乏全过程管控,费用无法有效收口,导致各种相关费用的真实性、合规性缺乏及时有效的管控。

现在,数智费控,赋能业务韧性发展

针对小米因缺乏费控数字化解决方案,而无法打破的多重业务发展阻碍,蓝凌为小米实现了在统一的平台上支撑业务运行,从费用管控方式、管控标准、借款报销差旅等管控功能、数据整理分析等方面,搭建了小米国内智慧数字化费控体系,满足多角色用户在流程中处理的协作关系。同时保障了管理的一致性、业务差异性与合规性、数据安全性的原则。

事前申请,更规范

支持在线发起国内出差、国际出差、通用费用、米家活动、市场活动等事前申请。系统自动带入申请人、申请人部门信息,申请事由、费用明细、日期、附件等一站式填写登记,提交审批。出差申请审批流程结束后,申请人可通过“商旅预定”按钮,单点登陆携程商旅平台,进行机票、火车票、酒店的预定。同时,事前申请可快捷关联转报销。操作流畅省心,员工体验感好,执行效率高。

借款管理,更便捷

借款管理主要包含个人借款、个人还款和备用金转移三大功能模块。进入到一般借款还款新建页面,会自动带出当前借/还款人、借/还款人部门、创建时间、费用归属公司、费用归属部门、手机号、累计借款金额、累计已还款金额、累计未还金额、收款账户等信息数据。申请人填写其它的必填项,然后提交申请即可进入审批流程。

可根据借款金额大小,分段分类设定不同审核流程。系统会自动生成预制凭证及付款单,有权限的用户则可进行相应操作,便捷留痕可追溯,确保资金合理使用。

报销管理,更灵活

支持随时随地发起差旅费用报销、日常费用报销,系统将同步报销人的借款明细,可选择报销冲抵借款。差旅报销单则可在线预览、打印、生成预制凭证。

财务人员拥有出纳工作台及凭证中心功能模块,所有需要付款的单据、凭证一站显示,同时支持分类筛选,财务工作更便捷有序,避免了多套系统带来的业务管控及数据难统一的难题。

移动费控,更省心

手机移动端可同步展示及操作国际国内出差申请、日常费用报销、差旅费用报销等功能,按“我提交的”、“我已审的”分类显示用户的差旅单据,同时汇总显示当前登录用户所有在途的报销费用金额。实现员工报销更灵活,不用再耗时跑腿,提起手机轻松操作即可完成报销、差旅预定等。

蓝凌智能费用管控赋能小米3大亮点

合规管控

统一口径、统一平台,配置实现不同费控标准的支持,解决不同地域,时区与日期协同处理差异。

数据安全

提供数据应用安全使用与隐私保护策略。通过数据授权机制确保数据在允许范围内被正确的使用。

系统对接

定制化对接商旅平台、SAP、SSF系统等。实现员工畅通无阻的办公体验,提效各部门组织协作。

布局未来,数字化让我们向前的步伐更坚定,蓝凌更将发挥数字化能力,为更多科技、制造、金融等行业的组织,锻造数智发展“武器”。

审核编辑 黄昊宇