协作应用如何促进不同程度的数字化转型

流行的协作工具正在帮埃森哲，欧特克(Autodesk)和其它公司节省资金，提高效率，推动创新并改善整个组织的沟通。

在大大小小的企业中，协作应用程序和服务正在打破孤岛，以更有效的方式将同事联系起来，从而加强员工敬业度。这些工具使公司能够过渡到纯粹的数字环境，并相对轻松地转变业务运营。

随着企业寻求各种竞争优势和方法来降低成本，改善沟通并减少整个组织的摩擦点(point of friction)，协作类别日益引起人们浓厚的兴趣。当今企业中有许多种协作工具，包括群聊应用程序、共享工作区、视频会议服务，Web会议平台，组任务管理应用等。

虽然人们对这一领域的兴趣不断增长，但希望在现代劳动力领域遥遥领先的供应商的兴趣也在增长，但许多供应商仍有可能成功。Gartner数字工作室项目的高级主管分析师Adam Preset说：“协作对不同的人有不同的含义，因为需求可能大相径庭，所以并不存在主导产品，也没有能改善所有情景中的协作的灵丹妙药。”

Slack和Microsoft Teams等基于文本聊天的应用程序在协作领域受到了很多关注，但它们也是当今市场上最基本或少有的工具。Preset说：“基于聊天的应用程序的即时性非常引人注目，因为工作人员希望更快地共享信息并做出决策”。Preset表示，虽然即时通讯已经存在了几十年，但SMS、iMessage和WhatsApp等消费级信息服务使人们更加适应聊天功能的使用，更适应工作场所。

究竟是什么使协作应用成为当今企业的关键组成部分?Preset说：“会话元素是将其它协作元素结合在一起的粘合剂，例如共享文件、会议或任务和流程。我们不能夸大这一切的重要性——持久性、可以一直重读一连串消息、能够轻松地与同一个队友进行快速会议以及在一个地方获得一个团队或一个项目所需的文件。”

为了更深入地了解协作空间，《计算机世界(Computerworld)》与四个组织的IT领导者进行了交谈，他们通过采用这些工具实现了不同程度的数字化转型。所有的公司都不尽相同，企业对这些工具的经验也大相径庭。

欧特克使用Slack

欧特克于2015年初正式开始使用Slack，但在此之前，其员工已经在超过85个团队中使用基于聊天的协作应用程序。Slack现在在整个软件制造商的组织中用于跨团队协作，但最高级别的使用集中在工程团队，该团队使用Slack进行日常通信，软件开发协作和生产事件方面的通信。

总部设在加州圣拉斐尔市的欧特克的开源策略总监Guy Martin说：“Slack已经改变了我们的组织文化。我们以‘默认开放’的思维特别推行了Slack，在这种思维中，我们用具体的标准来限制私人频道的创建，并鼓励整个组织进行全面开放和透明的沟通。这并非一蹴而就，但这改变了我们沟通和一起工作的方式。”

早些时候，欧特克的一名员工表示，他使用Slack与欧特克不同部门的同事和团队进行了互动，半年所做的互动要多于过去在公司工作的六年里所做的所有互动。他说，过去需要发多封电子邮件，打多个电话，开多次面对面会议才能解决的问题，现在可以通过Slack更快且更高效地解决。

Martin说：“我们还将继续看到，公司不同部门以新的方式使用Slack”。欧特克在Slack中拥有一个名为“客户心声”的频道，该频道通过突出客户问题而产生巨大的访问量。那里发布的内容能实时得到回复，这真是妙不可言，公司内部则提供适当的资源来回答问题，提供支持或解决问题。如果我们的支持团队不得不寻找合适的人来解决问题时，这将更加困难。”

有一万多名欧特克员工使用Slack，该工具由一个10人组成的团队负责管理，他们自愿花时间使该工具的社区风气免受不良影响。Martin说：“Slack使我们得以利用所有员工的集体智慧和经验。我们对透明度和社区的关注(加上Slack的功能)使我们能够最大限度地利用该系统。”

麦科维钣金厂使用Trello

麦科维钣金厂是一家总部设在德州的金属制造公司，自2015年以来一直在使用Trello。麦克维最初从仅有10名员工的试点项目起家，如今拥有400多名用户。麦科维转而使用Trello，这促进了一个彻底的变革——员工完成任务，评估计划，评估解决金属绘图员、制造商和安装人员的问题的方式。

麦科维的技术协调员Chris Mondeau说：“我们大致上要在三天的时间里将车间从纸质系统转换为纯模拟的系统。自此，车间就成了一个数字工作流程。”

据Mondeau称，过去分发给数百名员工的纸质资料已被淘汰，每年光是纸张的成本节省就达到70,000美元左右。他说，Trello在整个公司的仓库设施中的广泛使用也大大减少了人流量，每年为公司和员工节省了大约3,000个工时。

问题出现时，员工不再需要花20分钟的时间去见主管。Mondeau说：“我们约90%的办公室员工每天都在使用Trello，而且在施工场地有40%的工人在使用Trello。”

麦科维对Trello的使用还在云协作和数字环境里建立了更多信任，使公司能够以更低的阻力更频繁地测试其它服务。Mondeau说：“Trello一直是入职培训的一部分，所以当一名新员工加入时，我们只要查看Trello的公告板就可以向他们展示公司的运作方式，而且非常直观。”

工作场所的员工和办公室员工之间的互动也转移到了Trello，并实时改善了项目经理，钣金加工商和内部设计人员之间的要经历的工作流程。Mondeau说：“通常情况下，我们甚至从未让车间或现场作业的工人定期与办公室的工作人员交谈，更不用说在30分钟的时间内做这样的事情了。现在这是正常的沟通。”

Mondeau表示，麦科维在使用Trello之前已经测试了其它工具，但发现这些工具过于复杂和繁琐。他说：“恰恰是灵活可用的简单性发挥了成效。”

Hunterdon Healthcare使用谷歌环聊的聊天和会议功能

Hunterdon Healthcare是新泽西州的一家医院，该医院每年为330,000多名住院，门诊和急诊室患者提供护理服务，自2015年以来一直在使用谷歌环聊(Google Hangouts)。大概在三年前，该院的2,800多名员工完全转向谷歌套件(G Suite)，一旦环聊引进该院，它就“像野火一样蔓延”，Hunterdon Healthcare的高级副总裁兼首席信息官Daniel Morreale这样说道。

2017年，谷歌将环聊分拆为两个独立的产品，即环聊会议和环聊聊天，以进行基于文本的对话。自谷歌分拆产品以来，Hunterdon Healthcare一直在高效地使用这两种工具。环聊聊天是公司的首选工具，可用于多个地点的工作人员之间的持续讨论，环聊会议则用于需要一对一或一对多互动的重要会议和其它活动。

Morreale说：“我们用环聊来代替通常在部门层面要召开的一系列会议，员工无需亲自到场，这有助于组织会议”，并使公司能够将几组员工派遣到其它地方，以便他们可以在家工作。

根据Morreale的说法，环聊为该组织带来了很多好处，包括改善了的协作、见患者的时间安排以及与患者一起度过的时间或其它重要的目标。过去常常要开35分钟的早间安全会议已经减少到20分钟，远程IT人员正在将环聊用作围绕服务台的二级技术支持系统，他这样说道。

Morreale说：“我们已经能够根据技术和临床支持实现某些决策的亲民化，这对我们来说是一个真正意义上的重要优势。我们正在帮助人们远离纸张，以数字方式为他们安排工作并给予他们分析的能力——他们可以回顾和反思——并在我们发展的过程中做出更好的决策。”

员工一开始对谷歌套件的有抵触心理，但Morreale说，他通过持续的培训克服了这一点，并提出了解决每个部门独特难题的具体技巧。他说：“如果你考察医疗领域就会发现，我们提供高质量和安全的患者护理，其中最重要的一个方面就是能够跨不同班次传递信息或在人与人之间传递信息，这些工具确实使这一切变得更加容易。至少对我的组织来说，很重要的一个启发就是使产品有序地发展。使员工懂得特定于他们的工作和任务的好处，并让他们推断如何在不同情况下使用谷歌套件。”

埃森哲使用Microsoft Teams

Microsoft Teams于2017年3月推出，那时埃森哲是首批使用该产品的组织之一，该公司一直在稳步将员工从Skype for Business转移到新的应用程序。埃森哲全球社会企业负责人Jason Warnke说：“对埃森哲来说，协作一直是头等大事。拥有使人们能够会晤、分享文档、聊天以及做很多事情的协作工具一直是我们的一个重要方面。”

根据Warnke的说法，与大多数企业一样，埃森哲为员工提供了很多工具，这可以为试图用遍多个应用程序以完成工作的员工产生“鞭策”感。他说，像Microsoft Teams这样的单个集成工作区“解决了埃森哲的各种问题”。如今，Teams正在作为Skype for Business的补充品或替代品运行，但埃森哲计划明年秋季全面向转向Teams。

Warnke说：“在短短的时间里，我们每月就有145,000名活跃用户使用Teams——而且这还是在压根没有采用计划的情况下发生的。我们还没有正式推行Teams......这样的增长简直是疯传，十分疯狂”。埃森哲提供商业和技术服务，目前拥有超过450,000名员工。

Warnke说：“我们依靠微软提供生产力工具，而Teams则是将这一切整合在一起的控制室。持续聊天的概念只是把一切提升到一个全新的水平，人们已经爱上了Teams。这导致了电子邮件使用的下滑。”

Warnke说，目前，埃森哲的员工每月在Skype for Business上有长达3.67亿个音频分钟(audio minutes)的日志，虽然他们对Microsoft Teams的采用则没有那么稳健，其音频分钟数要少得多。他说：“员工使用Teams呼叫的次数要少得多。我认为这里涉及到这样的问题，即不到动不动就将问题升级到需要开会和打电话。对我来说，这将是一个神奇的结果，Teams无需进行长达半小时或一小时的通话来完成某些事情，只要你可以通过聊天和共享文件轻松解决就可以了。

Microsoft Teams所带来的移动体验对埃森哲的员工队伍来说也是一个重大飞跃，因为他们随时随地都可以获得相同的集成、文档访问和对话历史记录。(Teams应用程序可用于iOS和安卓)。Warnke说：“Teams使人们不必浪费时间到处找地方，取出笔记本电脑并启动一大堆东西来回答一个简短的问题。”

Warnke补充说，基于聊天的应用程序还可以在不同工作量的部门和员工之间实现访问。“团队可以用这样的好办法来减少组织结构和层次之间的界限，以便你掌握一个频道，现在人人都能在这个频道的谈话中感到从容。”

设定限制

只要使用这些平台和其它平台，创建多个可以让身处任何地方的人们一起工作的共享工作空间比以往更容易。Preset说，人们要认识到，永远在线的协作环境也有垮掉的可能，这一点也很重要。

Preset说：“趁我们还十分理智的时候，我们需要在所有的工作场所制定指导方针，以保持平衡，并在完成任务后可以消停下来。我们能做的工作可能是无限的，但人的能量是有限的。”