云计算的云文档管理带来的五大好处

虽然关于采用内部部署基础设施和云平台孰好孰坏的争论一直持续不断，但组织可以根据具体情况和需求，采用其中任何一种（或者二者的组合）都会带来好处和成本效益。

但是由于目前冠状病毒持续蔓延，很多组织为此让其员工在家远程工作，云计算技术确实获得了大放异彩的机会。根据Snow Software公司的调查，发现82%的IT团队领导者为了应对疫情而提高了云计算的使用率。对于云文档管理解决方案而言，这一点尤为重要，因为云文档管理解决方案在使员工的工作场所从办公室转移到家中之后能够以相对较少的中断继续工作。但是这究竟有什么好处呢？

远程访问

当员工在家中办公时，远程访问必不可少，而且不难看出，云计算的本质是设计成可以从任何地方采用具有互联网连接的设备访问。已经在运行云文档存储解决方案的组织将会发现，当发生疫情而发布出行禁令时，转向“在家工作”的模式要容易得多，因为重要的文件和信息仍然易于访问。

虽然可以远程访问内部部署存储设施，但允许这种存储的架构可能复杂、繁琐并且不灵活，需要采取一系列安全措施，其中包括密码、防火墙和虚拟专用网络屏障，以确保数据安全。所有这些措施可能会妨碍远程工作人员快速轻松地访问所需信息的能力，从而严重影响组织的业务运营。

安全性

利用云文档管理解决方案将许多功能的职责从IT团队转移到了云计算提供商，包括至关重要的安全问题。云计算服务是为远程访问而设计的，并且随着用户群的迅速增加，云计算提供商已投入越来越多的资金来确保访问的安全性。

对于内部部署存储，组织的IT团队必须负责保护文档免遭盗窃或未经授权的访问。用于允许远程访问的系统可能会增加安全和通信失败的风险。当出现问题时，组织IT团队有责任处理后果。

可靠性

在远程工作远不如现在普遍的时代，内部部署存储系统并不需要处理对文档大量的远程访问。其速度较慢或具有较差的访问权限可能被认为在成本方面是合理的，使其能够专注于工作而不受办公室的干扰。

但是，随着越来越多的员工在家里远程登录，组织的内部部署基础设施将面临越来越大的压力，而在日常工作中偶尔出现的糟糕表现可能会变得难以忍受。当员工不在办公室工作时，网络延迟降低的好处也会丧失。就其本质而言，公共云更适合于处理远程访问，从而使其成为这种新的在家工作模式的更可靠存储解决方案。

系统管理

内部部署存储的好处之一是，在正常情况下，它使IT团队可以立即访问和监督系统。但是由于疫情而限制出行，IT人员进入数据中心也受到影响。

使用云文档管理解决方案将维护责任从组织的IT团队转移到了云计算提供商。组织为此减少了一些风险，因为他们知道文件已经安全保存（可以备份并可供员工访问），而IT团队可以专注于其他工作和职责。

灵活性和可扩展性

由于对内部部署系统的访问受到限制，IT团队对变更做出响应的能力也会受到影响。在中断时期，灵活性至关重要，如果处理大量数据或特别是大文件的组织无法有效应对，则可能会陷入困境。

云存储可以更快地进行扩展，而无需组织部署任何员工。组织只需为他们所需的东西支付费用，对突发变化做出反应，并且不会给IT团队造成压力。

虽然运行内部部署存储基础设施有其优势，但具有多功能性和响应能力的云平台一直是维护员工对重要文档访问的重要工具。如果没有这些服务，对组织业务运营的影响将更加严重。