如何打造一个RFID智能档案管理系统

近年来，我国档案事业取得了长足的发展，档案事业的规模扩大，数量也逐日增多，档案的种类日趋多样化，信息量迅速膨胀。但传统档案管理手段与技术所导致的问题日益突显：

（一）、档案编目流程

传统方式下，档案入馆后先需进行分类、排序，并去装订，然后由人工撰写档案袋的相关信息，最后手工抄写档案目录，并将目录连同档案一起封装入档案袋内。这种操作方式耗费大量劳动和时间，导致较多档案入馆后被长期堆放、得不到及时整理归档。此外，档案编目与档案袋誊写多为简单、重复性劳动，手工处理方式使得整个流程既繁琐又低效。

（二）、档案存放次序易被打乱

虽然档案一般都分类存放，但是在档案存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，档案存放的次序难免被打乱，造成档案存放无序，查找困难。

（三）、档案查阅耗时长

随着档案规模与种类越来越庞大，要查找某一档案时，先由管理员找到存放该类型档案的档案架，再根据档案的编目信息在档案架的每一格进行查找。一旦档案存取时没有按规定存放在指定的位置，查找起来就好比海底捞针，需要将所有的档案筛选一遍。

（四）、档案的盘点操作不科学

由于档案数量众多，且档案材料都封装在档案袋内，因此在盘点档案时一般只清点档案袋的数量。但在每个档案袋内存放的档案种类、数量均不相同，这种盘点方式并不能真正反映档案储存的真实信息。如果要拆开每个档案袋进行盘点，那将是一项十分庞大的工程。

（五）、对失效档案的管理滞后

有效期限是档案价值体现的重要标志之一。因此，超过有效期限的档案是没有任何价值的，需要经常性销毁以减少对档案库存资源的占用。但是，由于传统管理模式下档案盘点工作的困难，管理人员对档案的储存时间信息掌握很不准确，使得失效档案不能被及时发现和处理。因此，很多已过保存期限的旧档案仍然和有效档案一起储存在货架上，形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。

近几年来各单位档案信息化建设开展得如火如荼，各单位的信息化建设都取得了一定程度的进步。但大多实现软件信息化管理，并未在本质上提高档案管理效益。通过对馆藏纸制档案扫描实现档案的数字化，然后通过软件实现对数字化后档案的检索利用，条形码技术实际上也并没有在档案管理中广泛的应用。随着计算机网络技术和条形码技术的飞速发展，在现有的技术条件下，把RFID技术和数字档案馆建设与档案实体的科学管理结合在一起，实现一种科学高效，高度现代化管理的档案馆建设新模式已经成为可能。鉴于这种现状，档案管理的技术升级与改造迫在眉睫。作为新一代物料跟踪与信息识别的RFID技术的快速发展给档案管理的自动化、智能化带来了可能性，具有其他方式无可比拟的优越性。

二 RFID技术简介

RFID（RadioFrequencyIdentification），即无线射频识别，是兴起于20世纪90年代的一项自动识别技术。一个典型的RFID系统由射频电子标签、读写器以及天线三部分构成。它集编码、载体、识别与通讯等多种技术于一体的综合技术，主要原理是利用无线电波对一种标记媒体进行读写、识别的过程，非接触性是它明显特征。在实际应用中，读写器将特定格式的数据写入RFID标签，然后将标签附着在待识别物体的表面。读写器可无接触地读取并识别电子标签中所保存的电子数据，从而实现对物体识别信息的远距离、无接触式采集、无线传输等功能。

三 RFID智能档案馆管理功能简介

从以上RFID在图书管理行业等中的成功应用可看出，将RFID应用在档案管理中，有其借鉴性和可行性。档案馆管理中可以在几个方面来使用RFID技术：

（一）、实体档案的统计：通过RFID读写设备在标签中录入案卷所属的全宗号、目录号、案卷题名、该案卷中文件份数及存放地等信息。在档案案卷中安装标签，同时，通过无线网络把这些信息传送到服务器上，由专门管理软件进行处理后形成数据库。这项工作完成后，工作人员在统计档案馆藏时可以使用智能档案架自动馆藏盘点系统，不再需要核对每一个案卷。

（二）、实体档案的管理：通过在档案库房门口安装智能安全检测门，实时的收集标签信息，如果实体档案未经过授权出库，系统就会马上与保安系统连动报警，保证档案的保管安全。如果是经过授权的档案出库，那么软件就会自动记录出库信息，并进行统计。

（三）、与数字档案馆项目的对应：一方面，可以在标签中写入档案的数字化信息，这样在档案数字化过程的调卷和还卷过程中只需要扫描标签就可以做的不错扫，不漏扫。另一方面，标签信息可以和档案管理软件通过接口程序连接，在利用档案时先通过档案管理软件检索到需要调卷的档案，系统就会直接把这些档案的信息发送到终端上，库房人员通过终端可以直接找到档案库房中的档案，实现快捷，准确的调档。如果配合智能档案架，这些信息可以实现档案架自动打开档案所在架，调档人员根据智能档案架指示灯指示打开架内找到需要档案，整个过程10秒即可完成。其次，档案在借阅过程中可以通过读取标签信息的门禁系统保证档案不会被带出档案借阅室，保证档案利用安全。

四 智能档案馆管理系统特点

（一）、非接触式数据采集

RFID技术极大地增强了管理者对库区存储物品的信息收集、交换与跟踪能力。管理者无需打开档案袋，只需通过智能档案管理系统盘点档案架上档案，就可以在电脑屏幕上显示出盒内档案的具体名目、数量、档案摘要等信息，缩减了管理者的作业环节，提高了作业效率，从而有助于管理者实施库存档案的动态化管理。

（二）、快速扫描且一次性数据处理量大

RFID读写设备可以同时从多个射频标签中快速读取包括货位信息、档案内容摘要信息等多项相关数据信息。如读写器可以每秒读取100个标签的数据，这比传统扫描方式要快超过100倍。

（三）、标签信息容量大可重复使用

与传统的条形码、磁卡等数据存储介质相比，RFID标签可存储的数据量大大增加，可达1K甚至更大的容量；标签的内容可以反复被擦写，而不会损害标签的功能，从而可实现标签的重复使用。

（四）、安全性高

标签的数据存取具有密码保护，识别码独一无二，无法仿造，并且标签指示加密技术，这种高度安全性的保护措施使得标签上的数据不易被伪造和篡改。

（五）、抗污染性能强和耐久性

传统条形码的载体是纸张，因此容易受到污染损坏，但RFID对水、油和化学药品等物质具有很强抵抗性。此外，由于条形码是附于塑料袋或外包装纸箱上，所以特别容易受到折损；RFID卷标是将数据存在芯片中，因此可以免受污染损坏。

（六）、体积小型化、形状多样化

由于RFID识别标签可制作贴纸型，具有超薄、尺寸小特点。此外，RFID标签更可往小型化与多样形态发展，以应用于不同档案。

（七）、可重复使用

现今的条形码印刷上去之后就无法更改，RFID标签则可以重复地新增、修改、删除RFID卷标内储存的数据，方便信息的更新。

（八）、穿透性和无屏障阅读

在被覆盖的情况下，RFID能够穿透纸张、木材和塑料等非金属或非透明的材质，并能够进行穿透性通信。而条形码扫描机必须在近距离而且没有物体阻挡的情况下，才可以辨读条形码

（九）、标签具有EAS防盗功能

配合智能安全检测门，可以很好的防止档案丢失，实现非法取走报警功能。目前我国军队档案信息化建设作为目前全军档案工作的工作重点，为改善目前军队档案管理效率，推进RFID在全军档案管理中的应用已成为必然趋势。

五 智能档案管理系统应用效率

依靠智能档案管理系统极大的提高了馆藏档案管理工作效率，不仅速度提高，更重要的是顺架的准确性也有了质的提升。通过馆藏清点，不仅能掌握准确的掌握馆藏档案数量，更能掌握档案类别和实时位置信息，实现手工顺架方式几乎不可能完成的任务。

借助智能档案管理系统，通过对档案架及粘贴有RFID标签的档案资料的扫描，可以对档案进行架位信息采集、档案地址信息的采集，帮助顺架、查找和统计特定的档案资料等。档案架的架位信息与档案馆仓库架位分布图融合后，可以建立出详细的档案架分布地址数据模型图，为日常档案管理提供快捷的人机界面。

智能档案管理系统的应用是RFID多项技术的综合应用，应用智能密集架为查阅档案管理者提供方便，也为提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。

智能密集架出现将RFID技术在档案馆中的应用价值发挥到了最大，实现了真正意义上的“数字化档案馆”。

来源：申江万国