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人工智能如何走进办公室

2020年04月06日 23:20 次阅读

  人工智能正在各种类型的企业的后台办公室里取得显著的进展。后台办公室是企业运营中,对面向客户的部分提供支持的地方。它处理财务和会计、人力资源、供应链和物流、IT和支持技术,以及企业顺利运营所需要的其他各种部分。后台办公室里发生的一切都不会直接和客户发生关系。这里可能会包含从研究、安排收据和付款以及设施管理在内的一切。在这里,大部分操作中涉及到的人类活动和业务流程都可以通过智能的、人工智能支持的技术和系统加以改进和加速。

  人工智能如何走进办公室

  改善从订单到现金的流程

  人工智能可以改善的地方之一是从订单到现金的流程。这个流程包含了从客户下订单到接受付款在内的所有环节。对于接受付款的公司来说,他们经常需要创建并发出发票,这些发票必须开出、发送、接收然后进行处理。这个流程既牵涉到与支付相关的系统,也牵涉到与应收账款相关的流程和系统。令人惊讶的是,时至今日,很多企业仍然在发送纸质的发票。基于人工智能的应收账款技术正在帮助企业确保他们能够按时获得收款。人工智能还可以帮助确保公司提供的产品和服务不会打水漂。

  纸质发票可能充满错误,信息不一致和缺少信息,无论是错误的邮政编码或地址,还是没有按时寄出邮件,都可能会出差错。从订单到现金的人工智能服务可以帮助企业纠正错误,保证事情正常运转,从而按时获得收款。这些智能系统可以帮助解决争议,检查和处理退款请求,并且查看可能出现的问题。它查看实例,并对它们进行分析,然后就可以帮助减少发票和计费中的错误——因为人工智能系统能够识别交易和文件中的模式和异常。

  除了简单地处理支付和接收付款流程之外,人工智能系统还可以识别出目标客户。智能系统能够识别谁按时付款、经常购买或购买某些类型的产品。有了这些信息,公司就可以为这些客户制定个性化的激励措施。机器学习驱动的分析还有助于识别可能发生在产品中的问题,可以从这里帮助启动与那些反应迟缓或不满意的客户的对话,从而使所有相关人员的流程更加顺畅。如果是让人类员工处理这些事情的话,可能会有点烦人,但使用人工智能可以用始终愉快的语气来改善客户体验。

  企业越来越多地使用电子支付,这有助于解决许多纸质问题。即使在这些情况下,基于人工智能的系统也可以帮助后台办公室流程。人工智能系统可帮助企业密切关注客户,确保及时处理付款。 人工智能可以跟踪整个过程,确保公司按时收到付款。这对于处理不断变化的客户和付款人的大型组织(如政府机构或医院)尤其有用。

  改善采购流程的采购

  人工智能革新后台办公室运营的第二个主要领域是从采购到付款的系统和流程。企业需要购买或者采购大量的物品,从办公设备到制造用品以及各种其他的物品。人工智能系统可以加速企业采购产品和服务并为之付款的流程,使之变得更加高效而且更加可靠,同时还能够确保该流程符合企业和各类监管政策的要求。人工智能支持的软件工具可以帮助发现异常现象,识别相关数据以增强采购系统,将采购项目分配给合适的人员进行审批,并加快采购流程。人工智能可以帮助将内部采购和采购流程转变为高效率、高效益的运营,可以减少或消除瓶颈,发现批量购买折扣的机会,整合各部门的采购,减少浪费、欺诈和滥用,并保持采购符合各种规则和法规。

  当这些人工智能系统更深入地集成到工作场所,随着时间的推移,它们会进行学习,成为一支在幕后的个性化智能力量。智能采购系统可以学习典型订单的特征,了解在特定的企业或者组织中,什么样的订单是典型订单而什么样的订单不是。这可以防止人类洞察力中的其他错误,它可以发现一些人类可能都没有意识到疏漏。这些应用程序对于具有复杂采购要求的大型组织尤为有用。需要购买大量不同产品和服务的组织可以通过智能系统受益,这些系统可以持续不断地监控采购流程。人工智能系统识别模式的能力可以帮助理顺业务,识别何时应该采购,哪些物品即将耗尽或者不经常被使用。

  人工智能使流程自动化更加智能化

  人工智能系统也擅长于执行需要人类认知能力元素的重复任务。虽然重复任务自动化或者工作流程自动化工具(例如声名不佳的机器人过程自动化工具)也在企业领域取得了重大的进展,但是为系统增加能够理解文档、收听语音邮件、使用会话界面和客户交互的能力,或者使用预测性决策将使这些自动化工具变得更加智能化。

  企业希望人工智能和机器学习系统能够执行原本需要人类认知能力的任务,否则这些任务非常繁琐或者需要耗费很多时间。在过去,是由人类员工给某个人打电话,试图弄清楚为什么发票或者账单没有付款,并与消费者一起想办法解决这个问题,但是这些策略和方法通常具有侵略性,而且如果对方想要应付也很简单,只要不接听电话就可以了。人工智能可以帮助改变人们在业务中催收账款的方式,也可以解决一些常见的问题,例如错误的记录,错误的名称,过时的信息,并且能够简化流程。人工智能还可帮助学习联系个人和组织的***方式,以增加收回应收款的机会。

  同样,人工智能提高了合规性,特别是在受到严格监管并且必须一丝不苟保持文档的行业中。人工智能使这些公司和组织在不断变化的要求或者内部运作的各种环境中满足合规性要求。人工智能可以对系统执行自动审核,或者标记和过滤可能违反公司策略的对话。人工智能还利用对自然语言的认知,与员工、供应商、客户和合作伙伴进行互动,改善运营并加快合规。

  人工智能的分析功能有助于研究和查看公司数据,通过自动挖掘记录并提供自动见解,实现大海捞针式的信息提供。基于人工智能的智能系统现在还可以通过搜索后台办公室频道、监控员工以及整个公司网络的运行情况来帮助进行员工管理。人工智能系统密切关注员工参与、互动和行为,并确保遵循标准和公司规则,以防止对组织产生任何负面影响。这些人工智能系统还通过聊天机器人和其他形式的内部支持为员工提供支持,从而帮助提高员工效率。以员工为中心的自助式聊天机器人被证明非常有价值,可以为人力资源相关的咨询或IT支持提供帮助。这些领域的人工智能自我管理可以减少过多的时间浪费,并帮助他们更快地恢复工作。

  人工智能系统正迅速成为企业后台环境中不可或缺的一部分,作为增强型助手,可以大幅度减轻后台的人类工作人员的负担——特别是在大型跨国企业中更是如此。人工智能为之前需要大量非常重要但是低价值的人类活动的领域提供了急需的效率和自动化。

  责任编辑:ct

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